Toimittajat ovat hyvin kiireisiä ja tulevat vain todella tärkeisiin tiedotustilaisuuksiin. Silloinkin usein vain kun tiedotusvälineelle on ajoissa kerrottu tiedotustilaisuuden sisällöstä ja vielä puhelimitse varmistettu toimittajan saapuminen paikalle. Jyväskylässä on vain vähän tiedotusvälineiden toimituksia ja muualla olevilla toimittajilla on vain harvoin mahdollisuutta lähteä tiedotustilaisuuteen toiselle paikkakunnalle. Joissain tapauksessa kannattaa harkita tiedotustilaisuuden järjestämistä Helsingissä. Useimmiten tiedotustilaisuuden kanssa yhtä hyvään tulokseen päästään tiedotteen avulla.
Kannattaa myös miettiä sitä, voiko tiedotustilaisuus olla samalla julkistamistilaisuus toimittajien lisäksi laajemalle kohderyhmälle. Tällöin mukaan kutsuttaisiin etenkin ne avainryhmät, joiden kautta tutkimustieto parhaiten leviää eteenpäin.
Tiedotustilaisuus on medioiden aikataulujen vuoksi syytä sijoittaa aamupäivään.
|
Tässä on esimerkkinä julkaisun julkistamistilaisuus, mutta samat ohjeet sopivat hyvin muihinkin tiedotustilaisuuksiin.
Kutsuttavat
- Tiedotusvälineet
- Julkaisun kirjoittajat
- Mahdolliset muut, esim. päättäjät, avainhenkilöt, aiheesta kiinnostuneet?
Kutsu ja sen sisältö
- Kutsun tarkoitus on houkutella tiedotusvälineet tiedotustilaisuuteen. Siinä tulee mainita esimerkiksi ranskalaisin viivoin ne uutisaiheet, joiden vuoksi tiedotustilaisuuteen kannattaa tulla (kertomatta kuitenkaan itse uutisia).
- Kutsulla olisi hyvä olla joku iskevä uutisnimi (esim. ”Mikä korkeakoulutusta ohjaa” on hyvä.)
- Tilaisuuden ohjelma: Ketkä tilaisuudessa puhuvat (nimet ja tittelit) ja mitä? Kuka on tilaisuuden puheenjohtaja. Mahdolliset tutkimustulosten tms. kommentoijat. Puhujiksi on syytä valita ne, joilla on raflaavinta/tärkeintä sanottavaa.
- Aika, paikka, mahdollisesti parkkipaikat ja kulkuyhteydet
- Ketkä/mikä instanssi on kutsuja
Kutsun ajoitus
- N. 2 viikkoa ennen tilaisuutta tiedotusvälineille
- Muistutus pari päivää ennen tilaisuutta
Tiedotusmateriaali
- Tilaisuudessa tulee olla jaossa tiedote sekä julkistettava teos
- Tiedote menee samanaikaisesti Julkin ja JY:n tiedotuksen kautta kaikille medioille
- Tiedote lähetetään s-postina Julkista kaikille kohderyhmille
Tiedotustilaisuuden kulku
- Tiedotustilaisuuden tulisi olla medioiden aikataulujen vuoksi aamupäivällä
- Tiedotustilaisuuteen tuleville jaetaan (jo sisään astuessa) tiedotusmateriaali
- Mahdollisen tilaisuuden avaajan avaus (usein järjestäjätahon edustaja)
- Puheenjohtaja esittelee itsensä, osanottajat, myös tiedotusvälineiden edustajat esittelevät itsensä
- Puheenjohtaja kertoo osanottajille tilaisuuden kulun ja missä vaiheessa median kysymyksille on varattu aikaa
- Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot ja pitää muutenkin tilaisuuden hyppysissään
- Tilaisuuden kesto on n. 1 tunti, josta puolet on syytä varata median kysymyksille
- Tulosten esittelyyn voidaan käyttää n. 15-20 minuuttia, muut puheenvuorot 3-5 minuuttia kukin
Tilaisuuden paikan järjestelyt
- Paikan olisi oltava helposti löydettävä, myös pysäköintipaikkoja tarvitaan
- Ovilla olisi hyvä olla opasteet
- Tilaisuudessa tulee olla jaossa tiedote ja julkistettava teos
- Kahvit tai virvokkeet, kyniä, paperia
- Tilaisuudessa voi hyvin olla esillä laitoksen roll up tai hankkeen posteri
- Tulee miettiä valmiiksi tila, missä sähköiset mediat voivat tehdä haastattelut
- Tutkijan ja tiedottajan mahdolliset puhelimen siirrot jollekin toiselle tilaisuuden ajaksi
|
|
|
|
