Miksi tiedottaa, mistä tiedottaa, kuka tiedottaa?
Miksi tiedottaa?
Kiinnostaako tutkimuksesi suurta yleisöä? Varmasti, koska ihmiset ovat kiinnostuneita koulutuskysymyksistä. Eivät tiedotusvälineet muuten kirjoittaisi niistä päivittäin. Yleisestikin ihmisten kiinnostus tieteen aikaansaannoksia kohtaan on suurempi kuin esimerkiksi politiikkaa kohtaan. Laitoksessamme tehtävällä tutkimuksella on kansalaisten keskuudessa erityistä mielenkiintoa, koska se paneutuu hyvin konkreetteihin koulutuskysymyksiin.
Tutkimuksesta kertominen suurelle yleisölle ja eri asiantuntijaryhmille tapahtuu pääasiassa tiedotusvälineiden kautta. Fraasi tiedotusvälineistä "neljäntenä valtiomahtina" ei ole tuulesta temmattu, sillä median välityksellä kansalaiset ja päättäjät luovat mielikuvansa tieteestä ja tutkimuksesta. Kertomalla tutkimustuloksistasi voit vaikuttaa siihen, että tieteen tulokset tulevat mukaan koulutusta koskevaan keskusteluun ja päätöksentekoon.
Tiedote on henkilökohtaisen kontaktin ohella käytetyin tapa ottaa yhteyttä tiedotusvälineisiin ja kertoa tutkimuksesta. Sähköinen lähettäminen tekee siitä nopean ja vaivattoman. Tiedote on myös monikäyttöinen, sillä se sopii useimpiin tiedotustilanteisiin. Eikä sen käyttö rajoitu vain tiedotusvälineisiin, vaan samaa tiedotetta käytetään kerrottaessa tutkimuksesta suoraan tutkimuksen sidos- ja kohderyhmille, esimerkiksi oppilaitoksille. Ja tuleehan tiedote vielä laitoksen ja yliopiston verkkosivuillekin.
Mistä asioista kannattaa tiedottaa?
Milloin ja millaisista asioista kannattaa tiedottaa? Ainakin seuraavista:
- Tutkimustuloksista, viimeistään silloin kun tutkimusraportti ilmestyy
- Tieteellisen artikkelin löydöksistä sen ilmestyessä (englanninkielisistä myös englanniksi)
- Kirjan tai artikkelijulkaisun sisällöstä sen ilmestyessä
- Tutkimuksen käynnistymisestä
- Kirjallisuuskatsauksesta, joka on jo tutkimustulos sinällään
- Seminaareista ja kongresseista
- Isoista yhteistyösopimuksista ja rahoituspäätöksistä
- Nimityksistä
- Projektin, vahvuusalueen tai laitoksen ajankohtaisista asioista
Tiedote on käyttökelpoisin muoto viestiessäsi samanaikaisesti suurelle määrälle tiedotusvälineitä ja muita kohderyhmiä.
Englanninkielisistä julkaisuista ja artikkeleista kannattaa tehdä tai kääntää tiedote myös englanniksi. Yliopiston viestintä on lupautunut tarkistamaan kieliasun ja julkaisemaan tiedotteen kansainvälisessä tiedotepalvelussa.
Väitöstiedottamisesta ja muustakin väitökseen liittyvästä yliopiston viestintä on antanut erinomaiset ohjeet.
Pienistäkin asioista kannattaa tiedottaa, vaikka vain JY:n ja KTL:n sisällä.
Tiedottaminen on usein kiinni ideasta tai tiedottamiseen sopivasta löydöksestä. Aarteita ei kannata hukata, vaan tuoda ne Julkin tietoon. Tiedotusaiheita voivat tuoda esiin niin tutkijat kuin muukin henkilökunta.
Kuka tiedottaa ja kenen kanssa?
Tiedottaminen on jokaisen tutkijan oikeus ja tutkimusprosessin osa. Luontevaa on, että teet itse tiedotteesta luonnoksen ja toimitat sen Julkille (Sojakka) katsottavaksi. Jos Sinulla on aivan tulenpalava kiire, voi prosessi muuttua päinvastaiseksi: Julki tekee luonnoksen tarkastettavaksesi. Myös yliopiston viestintä auttaa tiedotteen tekemisessä.
Tiedotteen teosta kannattaa keskustella Julkin kanssa etukäteen, jotta tiedotus voidaan esimerkiksi sovittaa laitoksen ja yliopiston muuhun viestintään. Myös vahvuusalueesi johtajan kanssa Sinun tulisi hyvissä ajoin sopia tiedottamisesta ja toimittaa tiedote(luonnos) hänelle. Ennen tiedotteen lähettämistä Sinun (tai Julkin) pitää vielä toimittaa tiedote laitoksen johdon (Välijärvi, Häkkinen) nähtäväksi.
KTL:n puolesta valmis tiedote menee vielä yliopiston viestinnän katsottavaksi.
Varaa riittävästi aikaa tiedottamiseen!
