Miten tiedotteeni leviää?
Tiedottamisen aikataulu |
| Tiedotteen tekoon on syytä varata riittävästi aikaa. Yliopiston viestintä toivoo, että tiedote olisi heillä vähintään viikkoa ennen julkistamispäivää. Tiedotteen julkistamisajankohdaksi katsotaan Sinulle sopiva päivä. Se on päivä, jolloin olet median tavoitettavissa ja valmis antamaan haastatteluja. Tiedottamisen ajankohdaksi pyritään valitsemaan myös sellainen päivä, jolloin yliopistolta ei lähde useita tiedotteita medialle. Tiedottaminen kannattaa ajoittaa koulujen tärkeisiin päiviin, jos tiedotteen sisältö sopii niihin. Tällaisia ovat koulujen ja oppilaitosten lukukauden/-vuoden avaukset ja lopetukset, oppilaitoksiin hakupäivät tai valinnoista tiedottaminen jne. Myös medioiden teemanumerot kannattaa huomioida tiedottamisessa. Tällaisten päivien aikaan on mahdollista saada huomattavasti normaalia enemmän medianäkyvyyttä. |
Tiedotteen leviäminen |
| Tiedotusvälineille Kun tiedote on valmis, Julkaisu- ja viestintäyksikkö (Julki) toimittaa sen yliopiston tiedotukseen. Sieltä se leviää tarkastuksen jälkeen tiedotusvälineille sähköposti- tai faksijakeluna. Jakelu käsittää laajimmillaan kaikki sanomalehdet, ammatti- ja aikakauslehdet, paikallismediat, sähköiset mediat sekä free lancer -toimittajat. Useimmiten tiedote lähetetään kaikille jakelulistoilla oleville tiedotusvälineille, mutta myös suppeampi – esimerkiksi alueellinen – jakelu on mahdollinen. Laitoksen käytössä on 30 koulutustoimittajan sähköinen jakelulista. Koska näistä avaintoimittajista halutaan pitää erityistä huolta, laittaa Julki tiedotteesi suoraan heille. Tarvittaessa Julki varmistaa tiedotteen perille menon ja huomioimisen ottamalla puhelimitse yhteyttä keskeisiin jutuntekijöihin, kuten KSML, STT, Helsingin Sanomat ja Opettaja-lehti. Suoraan eri kohderyhmille Tiedotteesi leviää myös suoraan eri kohderyhmille samana päivänä kuin tiedotusvälineille. Julki on hankkinut tätä varten noin 5000 sähköpostiosoitteen jakelulistat, joukossa mm. peruskouluja, lukioita, ammatillisia oppilaitoksia, ammattikorkeakouluja, täydennyskoulutuskeskuksia, opistoja, opetusvirastoja. Sopivat kohderyhmät valitaan yhdessä kanssasi. Useilla instituutioilla, seuroilla ja ryhmillä on myös omia jakelulistoja, joiden kautta tiedotettasi voidaan levittää. Kansainvälisesti Jos tutkimusraporttisi on englanninkielinen tai se on julkaistu kansainvälisessä tiedejulkaisussa, tee tiedotteesta myös englanninkielinen versio. Yliopiston viestintä tarkistaa tiedotteen kieliasun ja julkaisee sen kansainvälisessä tiedotepalvelussa sekä yliopiston englanninkielisillä verkkosivuilla. Julki lähettää tiedotteen myös omiin kansainvälisiin osoitteisiinsa. Lista vielä suppea, mutta sitä pyritään täydentämään. Englanninkielinen tiedote julkaistaan luonnollisesti myös laitoksen englanninkielisillä verkkosivuilla. Joidenkin tutkimusten osalta on hyvä palvella myös suomenruotsalaisia ja pohjoismaisia toimittajia ja muita kohderyhmiä ruotsinkielisellä tiedotteella. |
